home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Magnum One / Magnum One (Mid-American Digital) (Disc Manufacturing).iso / d10 / tm2.arc / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-04-20  |  21KB  |  468 lines

  1.  
  2.                                 Task Master - 2.0
  3.              Copyright (c) RKS Associates 1988 - All Rights Reserved.
  4.              RKS Associates, 3820 N. Dittmar Rd., Arlington, VA 22207
  5.  
  6.  
  7. Task Master is an all-purpose project tracking program.  Its purpose is
  8. to help you keep track of office tasks, projects, assignments,
  9. correspondence, and other work - easily.
  10.  
  11. Task Master is extremely easy to use.   If you take 10 minutes to read
  12. this Manual, you will be up and running with Task Master right away. We
  13. think you will like it.
  14.  
  15. LICENSE STATEMENT
  16.  
  17. Shareware testers - Task Master is protected by U.S. Copyright law, and
  18. is NOT public domain software.  You are hereby granted a limited license
  19. to make an evaluation copy for trial use on a private, non-commercial
  20. basis for the express purpose of determining whether Task Master is
  21. suitable for your needs.
  22.  
  23. At the end of this trial period, not to exceed 30 days, you should either
  24. register your copy or discontinue using Task Master.
  25.  
  26. Registered owners - registered owners are licensed to use their
  27. registered copy on a single machine and to make archival copies for the
  28. sole purpose of backing up the program.  Task Master may be moved from
  29. one computer location to another, so long as there is no possibility of
  30. it being used at one location while it is being used at another.
  31.  
  32.  
  33. REGISTRATION:
  34.  
  35. You may register by sending in the form below with a check for $35.
  36.  
  37. BENEFITS OF REGISTRATION:
  38.  
  39. - registered owners will receive a licensed copy of the most recent
  40.   version of Task Master.
  41.  
  42. - notification of future upgrades of Task Master, available at a reduced
  43.   rate.
  44.  
  45. - technical support for any problems or questions.
  46.  
  47. - a clear conscience.
  48.  
  49. HOW TO REGISTER
  50.  
  51. Complete the form at the end of this MANUAL.DOC file, and send it to us
  52. along with your $35 registration fee.
  53.  
  54. USER GROUPS / SHAREWARE DISTRIBUTORS / ELECTRONIC BULLETIN BOARDS
  55.  
  56. PC user groups, shareware distributors, and electronic bulletin board
  57. operators are welcome to add Task Master to their libraries. We would
  58. appreciate notification that you have added Task Master to your library.
  59.  
  60. If you have received Task Master through a user group, a shareware
  61. distributor, or an electronic bulletin board, please remember that any
  62. diskette fee you paid DOES NOT constitute licensing the software, and you
  63. are still obligated to register if you decide to use Task Master.
  64.  
  65. DISCLAIMER
  66.  
  67. Task Master is licensed without any warranty of merchantability, fitness
  68. of particular purpose, performance, or otherwise; all warranties are
  69. disclaimed.  By using Task Master, you agree that Robert K. Summers, aka
  70. RKS Associates, will not be liable to you or any third party for any use
  71. of (or inability to use) this software, or for any damages (direct or
  72. indirect) whatsoever, even if Robert K. Summers or his agents are
  73. apprised of the possibility of such damages occuring.  In no event shall
  74. Robert K. Summers be liable for any loss of profit or any other
  75. commercial damage, including but not limited to special, incidental,
  76. consequential or other damages.  The entire risk related to the quality
  77. and performance of the program is on you.
  78.  
  79.  
  80.                               SOME QUESTIONS
  81.  
  82. What is Task Master?
  83.  
  84. Task Master is a very powerful, yet easy to use project management
  85. program.  With it, you can create a file of projects, assignments,
  86. etc., edit the file, search for specific records, browse through the
  87. file, and print reports in any of several formats.
  88.  
  89. What equipment do I need?
  90.  
  91. Task Master is designed to work on any IBM PC/XT/AT/386 or compatible
  92. computer, with a monochrome or color monitor.  It requires 384K of working
  93. memory.  Task Master works with any dot matrix or laser jet printer.
  94.  
  95. Task Master is designed for use on a hard disk system.  If you do not
  96. have a hard disk, you may want to consider a less powerful project
  97. management program.
  98.  
  99. *************************************************************************
  100.  
  101.  
  102.                                 CONFIG.SYS FILE
  103.  
  104. DOS uses the CONFIG.SYS file to set certain defaults for your computer.
  105. It should be in the root directory of your fixed disk. If you do not
  106. already have a CONFIG.SYS file you should create one that has these two
  107. lines:
  108.  
  109.                                  FILES=20
  110.                                  BUFFERS=16
  111.  
  112. If you already use a CONFIG.SYS file that does not include settings for
  113. files and buffers, you should add the two lines above to the file.  You
  114. can do it with any text editor.  If your CONFIG.SYS file already contains
  115. settings for files and buffers greater than these, you can leave them as
  116. they are.
  117.  
  118. In most cases, Task Master will be able to detect whether you have a
  119. color or monochrome monitor.  If you have a monochrome monitor and the
  120. Task Master screens appear to have a bright, washed out look, type
  121. TM M to start Task Master.  The extra M tells Task Master to use
  122. monochrome, not color.
  123.  
  124.                             STARTING TASK MASTER
  125.  
  126. Go to the Task Master directory on your hard disk. Type TM at the DOS C>
  127. prompt to start Task Master.  The first time you run Task Master it will
  128. automatically create the master database, called PROJECTS.DBF, and other
  129. necessary program files.
  130.  
  131. Opening Screen - the opening screen contains our copyright statement
  132. and registration ID.
  133.  
  134. The next screen displays the message "Updating for delinquent projects."
  135. TM is checking for projects with due dates earlier than today's date.  If
  136. it finds any, their status code will be changed to DEL (delinquent).
  137.  
  138.                                   --
  139.  
  140.                                Main Menu:
  141.  
  142. You can use any or all of the fields in each record to record project
  143. data.  Here is what each field is designed for.
  144.  
  145. Number: TM automatically numbers your records from 1001 to 99999. When
  146. you hit record 100000, TM will start over at 1001 again.
  147.  
  148. Type: This field allows you to categorize your records according to any
  149. "types" you want.  As you will see below, one of your report options is
  150. to produce a project report categorized by type.
  151.  
  152. You can invent any "types" you want, e.g., CORR (correspondence), MED
  153. (medical), NY (New York), HIPRO (high priority), etc.
  154.  
  155. We suggest you record the types you invent in the TYPES look-up database
  156. accessed through the main menu VIEW option (discussed below). The TYPES
  157. look-up database does not interact with the program in any way.  It is
  158. just there so you have an on-line place to record your "types" codes for
  159. reference.
  160.  
  161. Project: This field allows you to record the name of the project.
  162.  
  163. Description: This field allows you to describe your project.
  164.  
  165. Assn Office: This field allows you to record the abbreviation of the
  166. office to which the project is assigned.  The OFFICES look-up table
  167. accessed through the VIEW option on the main menu, allows you to record
  168. the abbreviation and the full name.  TM uses this look-up table to print
  169. the full office name on project control sheets.
  170.  
  171. Contact: This field allows you to record the name/phone of the person to
  172. contact for information about the project.
  173.  
  174. Assigned: This field allows you to record the date the project was
  175. assigned.  TM automatically assigns today's date as a convenience, but
  176. this may be over-typed.
  177.  
  178. Due: This field allows you to record the project due date.
  179.  
  180. Completed: This field allows you to record the date the project was
  181. completed. When you enter a date in this field, TM automatically places
  182. COM (completed) in the Status Code field.
  183.  
  184. Curr Status: This field allows you to record a narrative description of
  185. the current status of the project.
  186.  
  187. Status Code: This field allows you to record the current status code of
  188. the project.  TM uses three status codes automatically.  You may add any
  189. others you want.  The three standard TM status codes are WIP for Work in
  190. Progress, COM for Completed, and DEL for Delinquent. One of your report
  191. options is to produce a project report categorized by status code.
  192.  
  193. WIP is assigned automatically when you add a new record.
  194.  
  195. The CODES look-up table accessed from the main menu VIEW option shows
  196. the three standard status codes.  If you invent any other status
  197. codes, this is a good place to record them for future reference.
  198.  
  199. Comments: This field allows you to record any comments or notes you may
  200. have about the project.
  201.  
  202. When you have finished adding data for a new record, TM will ask you if
  203. you want to save the record.  If you answer no, TM will return you to the
  204. main menu. If you answer yes, TM will add the new record to the database,
  205. and ask you if you want to print a project control sheet.
  206.  
  207. The project control sheet is designed to provide a working cover sheet
  208. for the project documents.  When the project is completed it can be
  209. filed with the project papers to document project history.
  210.  
  211. If you have created a memo (F2 key) for this project, it will be printed
  212. on the bottom half of the project control sheet.
  213.  
  214.                                 --
  215.  
  216. You may select any main menu option by pressing the first letter of the
  217. option, or by placing the lite-bar over the option and pressing the Enter
  218. key.
  219.  
  220. Add: Select this option to add new records.
  221.  
  222. Edit: Select this option to edit any record.
  223.  
  224. Next: Select this option to display the next record.
  225.  
  226. Previous: Select this option to display the previous record.
  227.  
  228. Find: Select this option to display a record when you know the record
  229. number.
  230.  
  231. Zap: Select this option to delete the current record.
  232.  
  233. Reports: Select this option to display a list of available reports.
  234.  
  235. Reports A thru E are pre-formatted reports designed to give you lists
  236. of your projects organized by number, type, due date, office, and
  237. status code.
  238.  
  239. Report F is a user-defined report.  You can use this report to list
  240. data in selected fields from the master PROJECTS.DBF file and the
  241. three look-up tables.
  242.  
  243. In all cases, you have the option of sending a report to the screen,
  244. the printer, or the disk.  When you send a report to the disk, TM
  245. creates an ascii text file of your report on the disk and names it
  246. RPT_x.RPT where x is the number of the report from the report menu.
  247. A = 1, B = 2, C = 3, D = 4, E = 5, F = 6.
  248.  
  249. The advantage of sending your report to the disk is that you can edit
  250. the report with any standard word processor, including the built-in Task
  251. Master word processor accessed through the Services option on the main
  252. menu.
  253.  
  254. You may press the Esc key at any time to pause report production. A
  255. message will appear saying "Report Paused.   0 = Quit, 1 = Resume".
  256. Enter a 0 or 1, as you wish.
  257.  
  258. Services: Select this option to display a list of important utilities.
  259.  
  260. A - Reindex files - Task Master uses automatically maintained files
  261. called indexes to keep your records in order by number, due date,
  262. office, type, and status code.  Power outages, power surges, brownouts
  263. (voltage reductions), or other power-related problems affecting your
  264. system can adversely affect these index files without your knowing it.
  265. If your records ever seem to be out of sequence, just use this feature
  266. to rebuild the index files.  You can always reindex your records just
  267. for the heck of it.
  268.  
  269. B - Purge completed records - This feature allows you to keep your
  270. file up to date by getting rid of records of completed projects.  We
  271. suggest that before you purge completed project records, you set the
  272. filter to completed records and print a copy of report # 1 so you will
  273. have a file copy of the records for future reference.
  274.  
  275. C - Print control sheet - This feature allows you to print a duplicate
  276. copy of the project control sheet, e.g., in case the original is
  277. damaged.
  278.  
  279. D - Word processor - this is a complete word processor which you may use
  280. to edit any small text file on your computer.
  281.  
  282. Use Alt-N to display a list of files in the selected directory/wildcard.
  283.  
  284. Select Alt-H for help when in the word processor and experiment.  Use
  285. Alt-Y to select a new directory, or to specify a wildcard such as *.txt.
  286.  
  287. Note: the size of the file to be edited is limited by the amount of free
  288. memory you have remaining on your system.
  289.  
  290. E - Pack memo file - Any memos you create with the F2 option are stored
  291. in the NAMEFILE.DBT file on your disk.  Because of the way this file
  292. stores your memos, some dead space can accumulate over time.  If you use
  293. the F2 option to attach memos to your records, you should periodically
  294. use this feature to "pack", or reduce the size of, the memo file on the
  295. disk. This will assure that NAMEFILE.DBT takes up the minimum amount of
  296. space on your disk.
  297.  
  298. F - Set next number - Use this feature to manually set the next project
  299. number.  The next number to be assigned is shown.  Changing the next
  300. number is normally NOT something you would want to do, since Task Master
  301. takes care of numbering projects in exact sequential order for you.
  302. However, if you want to reset the next number to one of your own choice,
  303. you can do it here.  As in all parts of Task Master, you can press Esc to
  304. back out of this procedure if you change your mind and decide not to
  305. change the next number.
  306.  
  307. G - Set country - Use this feature to select the date format you prefer.
  308.  
  309. H - Set date -  Use this feature to correct your computer's system date.
  310.  
  311. I - Set time -  Use this feature to correct your computer's system time.
  312.  
  313. J - Coffee Break - When you get tired of working, take a break with this
  314. fun puzzle!  (Press the ESC key to make it disappear instantly when the
  315. boss comes!)
  316.  
  317. View: Select this option to browse through the records of your main
  318. PROJECTS database and the three look-up databases.  This option, like all
  319. others, obeys the filter condition.  You may not add or edit project
  320. records in View mode.  You may browse through them, and you may press
  321. enter or Esc to select the record you want to look at when returned to
  322. the main menu.
  323.  
  324. You may add or edit records in the Codes, Offices, and Types databases.
  325. To edit a record in View mode, select the record/field you want to edit,
  326. press the Enter key to enter the field, edit what you want, and press the
  327. Enter key to exit the field.  Press the Esc key to exit View mode and
  328. return to the main menu.
  329.  
  330. Quit: Select this option to quit TM.
  331.  
  332.  
  333.                                 FUNCTION KEYS
  334.  
  335. F1 function key - at any point in the program you can press F1 to
  336. display context-sensitive help messages.
  337.  
  338. F2 function key - use this feature to view or edit the text in the memo
  339. field of the current record.  You may enter any text you want.  We
  340. suggest you keep your comments short, however, since disk space used for
  341. memos means less space available for records.  Press Ctrl-W to save any
  342. changes.  Press Esc to exit without saving changes.
  343.  
  344. F3 function key - use this feature to select the index, or order, of your
  345. records. The default order is due date.  When Task Master starts, you
  346. will be looking at the project with the earliest due date.  With the F3
  347. function key, you may set the order of your records to due date, number,
  348. type, status code, or office.  A small arrow will point to the active
  349. order.  When you select Next, Previous, F8-first record, F9-last record,
  350. or View the Projects database, the order of your records will obey this
  351. setting.
  352.  
  353. F4 function key - use this feature to toggle a digital clock on and off
  354. in the lower right hand corner of the screen.
  355.  
  356. F5 function key - use this feature to display a pop-up calendar and
  357. appointment notepad.  Press Esc to make it disappear.
  358.  
  359. F6 function key - This is a useful calculator that includes all the basic
  360. operators: addition (+), subtraction (-), multiplication (*), and
  361. division (/), plus exponentation (^) and a full-featured memory. Whenever
  362. you press an operator ('+', '-', '*', '/', or '^'), the previous number
  363. is shown above the display window. This is handy for when you are
  364. processing a list of numbers and forget where you were.
  365.  
  366. Memory Functions: To access memory functions, press "M", then one of the
  367. flashing keys:
  368.  
  369.     'R' -- recall number stored in memory
  370.     'C' -- clear memory (reset to zero)
  371.     '+' -- add current number to number stored in memory
  372.     '-' -- subtract current number from number stored in memory
  373.     '*' -- multiply number stored in memory by current number
  374.     '/' -- divide number stored in memory by current number
  375.  
  376. F7 function key - use this feature to display your record count. Remember
  377. that everything obeys the filter.  With a filter set, this feature will
  378. tell you how many records you have that meet the filter condition.  This
  379. can be extremely useful when someone wants to know how many projects of a
  380. certain kind there are.
  381.  
  382. F8 function key - go immediately to the first record.
  383.  
  384. F9 function key - go immediately to the last record.
  385.  
  386. F10 function key - this is one of your most powerful features. Use this
  387. feature if you want to work with a selected sub-set of your records.
  388. For example, if you want to work with only those records where "Smith" is
  389. contained somewhere in the Comments field, enter SMITH on the Comments
  390. line of the filter-setting screen.  Press the PgDn key and you will be
  391. working with only that subset of records.  If you were interested only in
  392. the delinquent (DEL) Smith records, you would also enter DEL on the
  393. Status Code line.
  394.  
  395. You cannot include the Number field in a filter, but you can include the
  396. Memo field.  If you want to include only those records that have the word
  397. Indian ANYWHERE in the Memo field, just enter INDIAN on the memo line of
  398. the filter screen.
  399.  
  400. Look at the three date lines of the filter-setting screen.  There are two
  401. date blocks on each date line, preceeded by >= (greater than or equal to)
  402. and <= (less than or equal to) signs.  You can specify a time period for
  403. the filter by entering dates in the date blocks.  You can use the first
  404. date block by itself or in combination with the second date block to
  405. specify a precise time period.
  406.  
  407. For example, if you wanted to set the filter for all delinquent
  408. projects where the word Smith was contained somewhere in the Comments
  409. field and the projects were assigned between 09/01/88 and 10/15/88,
  410. you would enter "08/31/88" and "10/16/88" on the Assigned line, "DEL" on
  411. the Status Code line, and "SMITH" on the Comments line. Press the PgDn
  412. key and you will be working only with those records that meet the filter
  413. condition.
  414.  
  415. If you wanted to set the filter for only those projects assigned on one
  416. specific day, enter just that date in the first date block.
  417.  
  418. After you have added several records, you should experiment with the
  419. filtering feature so you can see how powerful it can be.  The filter
  420. condition you select affects everything TM does, including reports.
  421. You do not need to use this feature if you don't want to, but if you
  422. experiment with it and understand its power, you will use it often.
  423.  
  424. When you set a filter condition, a "filter on" reminder message will
  425. appear to remind you.  When you clear the filter, the message disappears.
  426.  
  427. When you set a filter condition, EVERYTHING YOU DO conforms to the
  428. filter, including printing reports.
  429.  
  430.  
  431.                             IMPORTANT FINAL NOTE
  432.  
  433. Please make regular backup copies of your records to protect against
  434. accidental erasures or system malfunction. Your records are in the file
  435. called PROJECTS.DBF.  Memo field data is in the file called PROJECTS.DBT.
  436. These two files must be backed up at the same time. There are many
  437. options available for saving and restoring copies of your records. You
  438. may want to consult the DOS manual that accompanies your computer.  WE
  439. ASSUME NO RESPONSIBILITY FOR LOSS OF DATA.
  440.  
  441. Should you ever need to restore backed-up files, please reindex your
  442. records (Services Menu) after restoring.
  443.  
  444.  
  445.                                TASK MASTER
  446.  
  447. --------------------------- REGISTRATION FORM ------------------------
  448.  
  449. Please register my copy of Task Master.  My check for $35 is enclosed.
  450.  
  451. TO:                           FROM:
  452.  
  453. RKS Associates                Name: __________________________________
  454. 3820 N. Dittmar Rd.
  455. Arlington VA 22207       (Company): __________________________________
  456.  
  457.                            (Title): __________________________________
  458.  
  459.                            Address: __________________________________
  460. Today's
  461. date: ___________       City,State: __________________________________
  462.                                                               Zip Code
  463.                       Phone Number: _________________________
  464.  
  465.  
  466. ----------------------------------------------------------------------
  467.  
  468.